Когда рассылать приглашения на свадьбу и как собрать ответы гостей

Гостям нужно время, чтобы освободить дату, взять отпуск, купить билеты и решить, с кем оставить детей. А паре нужно точное число гостей, и площадка, кейтеринг и транспорт спросят его задолго до свадьбы. Так что вопрос, когда рассылать приглашения на свадьбу, на деле про два срока: когда отправить само приглашение и до какого дня ждать ответа. Цифры ниже примерные. Если гости едут издалека или дата выпадает на праздники и отпуска, сдвигайте всё раньше.

Сроки коротко

• Save the date за полгода, а если гостям ехать издалека или свадьба попадает на праздники и сезон отпусков, то и раньше.
• Приглашение за два-три месяца до свадьбы.
• Срок ответа за три-четыре недели до свадьбы.
• За неделю до этого срока напомнить тем, кто молчит.
• За несколько дней до свадьбы разослать последние детали.

Save the date: предупредить заранее

Save the date переводится как «сохраните дату». Это короткое сообщение с именами, датой и городом, без подробностей. Его шлют, когда дата и город уже решены, а программы ещё нет, чтобы гости заранее освободили день, а иногородние начали думать о дороге.

Нужно оно не всем. Если все гости живут рядом и до свадьбы три месяца, мы бы пропустили этот шаг и сразу отправили приглашение.

Есть и другой путь. Когда площадка уже выбрана, можно опубликовать сайт-приглашение и разослать ссылку вместо save the date, а программу и дресс-код дописать потом. Тут две оговорки. Публикация действует 12 месяцев с даты оплаты, и при очень ранней рассылке стоит проверить, не закончится ли она раньше свадьбы. А гости, которые уже открывали ссылку, сами о дополнениях не узнают, так что про готовую программу им придётся написать отдельно.

Когда отправлять приглашение

Обычно приглашение отправляют за два-три месяца до свадьбы. Этого хватает, чтобы гости спланировали выходные, а вы собрали ответы до того, как площадка попросит окончательное число гостей.

За три-четыре месяца стоит отправлять, если части гостей ехать из другого города или страны и им нужны билеты и жильё. То же с выездной свадьбой на море, за городом с ночёвкой или за границей. И с датами, когда билеты и гостиницы разбирают заранее, то есть с майскими праздниками, новогодними каникулами и разгаром летних отпусков. Иногда всё решает один человек, которому надо согласовать отпуск или найти няню.

Небольшой свадьбе, где все живут рядом и дата удобная, хватит и шести-восьми недель. Перестараться можно и в другую сторону. Приглашение без места и времени, отправленное слишком рано, мало что даёт: гость всё равно ждёт уточнений. Тогда проще начать с save the date.

Выездная свадьба и праздники

Если свадьба в другом городе или за границей, одной даты гостям мало. Им надо понять, как добраться, где жить и сколько дней займёт поездка. Дату сообщите как можно раньше, а в приглашение положите адрес, ссылку на карту и программу. Помогаете с трансфером или жильём? Напишите, к кому с этим обращаться. В приглашении povod.link для этого есть блок «Контакты» с именем, телефоном и Telegram человека, которому можно писать с вопросами.

С праздниками похоже. Длинные выходные люди расписывают за несколько месяцев, поэтому о свадьбе в мае или январе лучше предупредить раньше обычного.

Какой срок ответа поставить

Начните с площадки и кейтеринга и спросите, к какому дню им нужно окончательное число гостей. Срок ответа ставьте на одну-две недели раньше, этот запас уйдёт на тех, кто не успел ответить. Обычно выходит три-четыре недели до свадьбы.

Когда вы создаёте приглашение в povod.link, срок ответа ставится сам, за три недели до даты свадьбы. Поменять его можно в редакторе, в разделе «Ответы гостей», поле «Срок ответа». Позже даты свадьбы его поставить нельзя. Если свадьбу перенесли, проверьте срок отдельно: вместе с датой он не сдвигается.

Гость видит срок в приглашении рядом с формой ответа. Ответы принимаются до конца этого дня по часовому поясу свадьбы. Потом на месте формы появится надпись «Приём ответов завершён».

Как попросить ответить

В просьбе нужны дата и причина. «Пожалуйста, ответьте до 15 мая, чтобы мы успели подтвердить площадке число гостей» понятнее, чем «как можно скорее».

• Способ ответить лучше оставить один. Если ответы идут и в мессенджер, и звонками, и через форму, часть легко потерять.
• Зовёте гостя с парой или без, скажите сразу, чтобы ему не пришлось гадать.
• Напоминание отправляйте только тем, кто ещё не ответил.

Само приглашение, от обращения до этой просьбы, мы разобрали в статье «Текст приглашения на свадьбу: примеры».

Как собрать ответы в povod.link

В каждом новом приглашении уже включён блок «Подтверждение присутствия». В нём гость:

• пишет своё имя;
• отмечает, придёт или не сможет;
• если придёт, выбирает, один или со спутником;
• может оставить комментарий, например имя спутника или что-то важное;
• ставит отметку о согласии на обработку персональных данных.

Ответ со спутником считается за двоих. Если гость ответил, что не придёт, спутник не учитывается.

Ответы гостей видны только вам, в личном кабинете на странице «Ответы гостей». На почту мы их не пересылаем и никому не передаём. Там они разделены на «Будут» и «Не смогут», а рядом видно, сколько человек придёт вместе со спутниками. Ответы принимает только опубликованное приглашение. Подробности в справке «Как работает анкета гостей».

Напоминание и последние детали

За неделю до срока посмотрите, кто ещё не ответил, и напишите этим гостям лично. Хватит пары строк и ссылки на приглашение.

Когда срок пройдёт, сверьте число гостей с площадкой. Кто-то не успел, а вы готовы подождать? Продлите срок в редакторе и опубликуйте обновления, и форма откроется снова.

За несколько дней до свадьбы ещё раз напишите всем, во сколько сбор, куда ехать и к кому обращаться в сам день. Если приложить ссылку на приглашение с картой и программой, вопросов будет меньше.

С чего начать

Обратный отсчёт до свадьбы, программа, место со ссылкой на карту и анкета гостей есть во всех шаблонах povod.link. Для свадьбы-путешествия подойдёт «Посадочный талон»: само приглашение сделано в виде посадочного талона, а программа оформлена как рейс. В «Фотоленте» есть календарь с сердцем и живой обратный отсчёт. «Детство» нарисовано от руки, с поляроидами на клетчатой бумаге и разноцветными буквами. Сколько стоит каждый шаблон, видно на странице «Цены».